7 dicas para garantir o sucesso de uma viagem corporativa

Organizar viagens pode ser bastante desafiador quando você viaja para lazer. Ao fazer uma viagem corporativa, o desafio pode ser ainda maior. No entanto, viagens de negócios oferecem a oportunidade de construir relacionamentos, inspirar grandes ideias para o seu cliente, além de mostrar sua versatilidade, habilidade e capacidade para trabalhar fora da zona de conforto.

Para aproveitar ao máximo cada viagem corporativa, você precisa estabelecer alguns processos eficientes. Estas dicas a seguir são apenas algumas das maneiras como você pode garantir isso.

1) Organize cada viagem corporativa junto com sua equipe

A organização é a chave para garantir que sua viagem transcorra da melhor forma possível. Antes de partir para seu destino, sente-se com os membros da equipe para discutir detalhes como:

• Logística (hora de partida e chegada, local de encontro etc.),
• Política da empresa sobre viagem corporativa,
• Hospedagem de cada um e como alinhar trajetos,
• Detalhes da viagem,
• Agenda de compromissos,
• Equipamentos que deverão ser levados,
• Tecnologia e aplicativos para a viagem – Uber, Google Maps, OpenTable, Slack etc.

2) Use a sabedoria na hora de fazer as malas

A bagagem muitas vezes é o aspecto mais estressante em qualquer viagem – especialmente em uma viagem corporativa. Junte o combo “roupas sociais que amassam” com “mala enxuta: eis o grande desafio! Em primeiro lugar, vale a pena manter uma necessaire com itens essenciais de viagem sempre pronta, para evitar a corrida de última hora ou esquecer algo importante. Outro ponto é a escolha de roupa: prefira peças que não amassem e que possam ser coordenadas entre si. Se possível, organizes as trocas de roupa por dia ou compromisso. Assim você não perde tempo ficando inseguro com relação ao dress code. Ao voar, evite embarcar as malas sempre que possível. Isso ajuda a a evitar perda de tempo, custos extras e riscos com extravios.

3) Prepare-se adequadamente

Colabore com sua equipe e sua empresa para oferecer o máximo de valor enquanto estiver em sua viagem corporativa. Ao preparar sua agenda, observe os seguintes pontos:

• Crie uma agenda: organize as pautas e compartilhe com sua equipe e/ou com as pessoas que vai encontrar. Isso ajuda a alinhar as expectativas do que deverá ser feito no período,
• Organize sugestões de ideias e projetos: com base na pauta, pense em possíveis oportunidades de negócios e prepare-se com sugestões. Este é um ótimo momento para mostrar suas habilidades para clientes e colegas de trabalho,
• Delegue funções e responsabilidades específicas: determine quem será responsável por qual tarefa – checar reservas de voos, hospedagem e aluguel de carro, quem fará a prestação de contas da viagem, entre outros.
• Revise e teste todos os materiais que serão utilizados: execute todos os materiais e informações da reunião antes de sua viagem. Assim há garantia de que tudo está funcionando perfeitamente e que você está ciente de todos os itens que serão discutidos.

4) Maximize toda viagem corporativa

Ao definir seu destino para um compromisso determinado, verifique quais são as outras possibilidades que podem ser aproveitadas por lá. Se você tiver vários clientes na área, tente visitar o maior número possível. Se sua empresa tem operações na região, vá visitá-las e conversar com as equipes locais.

Se você tiver um período livre, aproveite algumas atrações locais ligadas à sua indústria e compartilhe a experiência através das redes sociais de sua empresa. Esse tipo de cuidado não só amplia a eficácia de uma viagem corporativa como também ajuda a reduzir custos, por proporcionar uma ampla variedade de contatos e bons resultados.

5) Faça um bom uso do tempo gasto no trajeto

O tempo de viagem, especialmente quando envolve longas distâncias, pode ser tedioso. Então, por que não aproveitar ao máximo esse tempo? Ao viajar, seja de carro ou avião, priorize projetos que não requerem conexão à internet. Essa também é uma grande oportunidade para checar aquelas pendências nas quais não conseguiu se concentrar no escritório.

6) Construa relacionamentos pessoais com clientes

As viagens de negócios podem ser uma ótima maneira de estabelecer conexões com aqueles clientes com os quais você apenas troca e-mails ou mensagens via Skype. Depois que as reuniões forem concluídas, considere levar seus clientes para um café, almoço, jantar ou happy hour. Lembre-se: as pessoas querem trabalhar com pessoas, não com robôs.

Esse tipo de estreitamento pode ser bastante estratégico na hora de influir em decisões de compra ou resolver pendências e situações de crise. Como complemento a isso, lembre-se de fazer um pequeno perfil do cliente com informações-chave: aniversário, vitória do time no campeonato de futebol, casamento ou nascimento de um bebê. Esses dados ajudam a nutrir e fortalecer o relacionamento no futuro.

7) Faça um bom relatório de prestação de contas ao retornar

A viagem corporativa é um dos principais custos dentro do orçamento de uma empresa. Por isso é importante mostrar não só para o departamento financeiro, mas também para seu superior o quanto foi estratégico fazer essa viagem. Com relação aos gastos, vale checar a política da empresa e ver se é necessário apresentar os recibos de quanto e como o orçamento foi trabalhado: custos com transporte, alimentação, eventualidades, entre outros.

Já falando dos compromissos em seu destino, vale fazer um breve relatório – até mesmo um e-mail. Mostre as conquistas, conexões criadas e os dados estratégicos obtidos durante a viagem. Esse cuidado certamente mostrará suas habilidades e importância dentro do cenário corporativo.